Die Heimarbeit existierte bereits vor der Pandemie. Doch mit dem Coronavirus hat sich auch die Arbeitswelt noch einmal intensiv verändert. Mittlerweile gehört Homeoffice zu Regelungen oder Empfehlungen der Corona-Maßnahmen. Dort wo es möglich ist, sollte von Zuhause aus gearbeitet werden. Aber das gestaltet sich nicht immer einfach. Natürlich hat Homeoffice gewisse Vorteile, aber für viele Betroffene bedeutet es auch große Herausforderungen, wie zum Beispiel die Vereinbarung mit der Familie und Homeschooling oder optimale Umsetzung der Prozesse. Dieser Beitrag soll Sie unterstützen, neuen Anforderungen gerecht zu werden und Ihr Homeoffice so zu gestalten, das sie sehr gut zurechtkommen.
Überblick:
Was ist Homeoffice eigentlich?
Der Begriff selber ist einfach erklärt. Wie die Übersetzung schon sagt, steht Homeoffice für Heimarbeit. Damit wird auch häufig der Begriff Remote Work in Verbindung gebracht. Dieser Begriff steht dafür, dass man von überall arbeiten kann. Dazu zählt natürlich auch das eigene Zuhause, aber auch der Flughafen, der Strand oder andere Orte. Im ersten Moment wirkt das Konzept Heimarbeit relativ einfach. Man braucht einen Laptop, eine ausreichende Internetverbindung und schon kann es losgehen. Doch ganz so einfach ist es tatsächlich nicht. Natürlich ist das Equipment der erste Schritt, aber es gehört viel mehr dazu.
Gründe, die für Homeoffice sprechen
Wenn das Homeoffice gar nicht so einfach ist, wie ich es vorab darstelle. Warum sollten Sie es dann überhaupt umsetzen? Na ja, neben den Herausforderungen birgt es auch viele Chancen für Sie. Es gibt doch einige Gründe, die für das Homeoffice sprechen.
- Keine Rush Hour mehr
- Arbeiten im Biorhythmus
- Vereinbarkeit Familie
- Die Welt ist unser Arbeitsplatz
- Kontakte vermeiden
Keine Rush Hour mehr
Wer von Ihnen zählt zu den Pendlern? Ich bin 2 Jahre für einen Job in eine andere Stadt gependelt. Das kostete mich am Tag gut 4 Stunden und das war dann aber auch schon eine gute Zeit. Bei einem Stau oder Unfall hat es noch deutlich mehr Zeit in Anspruch genommen. Mit dem Homeoffice sparen Sie sich die Zeit zu Ihrem Arbeitsort zu kommen. Bereits bei einer Stunde Hin- und Rückfahrt gewinnen Sie bei einer 5-Tage-Woche 5 Stunden. Was würden Sie mit 5 Stunden mehr Zeit in der Woche Anfangen?
Arbeiten im Biorhythmus
Damit Sie rechtzeitig im Office sind und ihre Bahn oder Zug erwischen müssen Sie früh aufstehen. Möglicherweise sind Sie aber gar kein Morgen Mensch? Vielleicht wäre es für Sie viel besser eine Stunde länger zu schlafen? Das Homeoffice kann Ihnen die Flexibilität geben, um Ihren Alltag mehr nach Ihrem Biorhythmus zu gestalten. Das bezieht sich auch auf Pausen oder Zeiten für produktive Arbeit.
Vereinbarung mit der Familie
Die freiere Zeiteinteilung und der Zeitgewinn kann Ihnen helfen, mehr Zeit für die Familie zu haben. Mit der richtigen Kommunikation und Abstimmung ergeben sich vielleicht auch Freiräume, um mit Ihren Kindern zu spielen oder Zeit mit dem Partner auch tagsüber einzurichten.
Die Welt ist unser Arbeitsplatz
Je mehr wir uns an die remote Arbeit gewöhnen, desto mehr erweitert sich unser Arbeitsmarkt. Es ergeben sich nicht nur neue Branchen. Durch die Ortsunabhängigkeit kann je nach Tätigkeitsfeld die ganze Welt unser Arbeitsplatz werden. Nicht nur, dass ich vom Strand aus arbeiten könnte, es spricht mittlerweile nichts mehr dagegen mich in einer ganz anderen Stadt, einem anderen Land oder sogar einen anderen Kontinent zu bewerben.
Kontakte vermeiden
Meiner Meinung nach können wir die Situation als Gesellschaft am besten verändern, wenn wir unsere Kontakte vermeiden. Wenn wir Zuhause arbeiten, begegnen wir niemanden in der Bahn, treffen nicht auf Arbeitskollegen und vermeiden auch zufällige Kontakte bei der Beschaffung des Mittagessens.
5 Tipps für Ihr Homeoffice
Vielleicht hat Sie ja der ein oder andere Grund überzeugt oder zeigt Ihnen die positiven Seiten der Heimarbeit auf. Wie Anfangs schon angesprochen, hat das Arbeiten von Zuhause auch seine Tücken. Die folgenden Tipps sollen Ihnen helfen, Ihre Heimarbeit effektiv und auch angenehm zu gestalten.
- Räumliche Gestaltung und Ordnung bedenken
- Funktionierende Kommunikation ist das A und O
- Tools und Equipment können unterstützen
- Familie und Homeoffice vereinen und aktiv managen
- Agile Management Methoden unterstützen Sie
Für Podcast Fans habe ich an der Stelle auch einen Tipp: STBNHCKR – Der Podcast für Home Offices und digitale Transformation
Hier gibt es jeden Montag eine neue Folge mit spannenden Gästen und Insights zum Thema Homeoffice und wie sich die Arbeitswelt entwickelt. Dazu gibt es jeden Sonntag einen Livestream auf LinkedIn mit Karsten Lohmeyer. Es lohnt sich einzuschalten!
Räumliche Gestaltung und Ordnung bedenken
Damit Sie einen geregelten Alltag leben und auch konzentriert arbeiten können, sollten Sie einen festen Platz einrichten. Insofern es Ihre Räumlichkeiten zulassen, wäre ein eigener Raum natürlich noch besser. Aber auch wenn das nicht möglich ist, sollten Sie einen Ort in Ihrem Zuhause finden, wo sie immer Arbeiten. Dort liegen Ihre Unterlagen und Ihr Equipment. Richten Sie den Platz so ein, sodass Sie aufrecht sitzen können. Die Couch sollte also nicht der dauerhafte Platz sein (obwohl ich dort auch gern für ein oder zwei Stunden arbeite). Zusätzliches Equipment, wie Kopfhörer, ein weiterer Bildschirm oder ein kleines Podest, um im Stehen arbeiten zu können, machen den Arbeitsalltag noch angenehmer. Ein gut strukturierter fester Arbeitsplatz hilft Ihnen, Grenzen einzahlten. Sowohl für sich selbst, als auch für Ihre Mitbewohner oder Familienmitglieder. In der stark digitalisierten Zeit verschmelzen Freizeit und Arbeit des Öfteren. Da fällt es uns schwer abzuschalten oder die nötige Konzentration aufzubringen. Wenn Sie für sich und Ihren Kopf Arbeitsplatz und Freizeit klar trennen, können Sie in beiden Bereichen besser funktionieren. Es hilft Ihnen Arbeitszeiten einzuhalten und Räume für die Erholung zu schaffen.
Neben der räumlichen Gestaltung ist Ordnung ein sehr wichtiger Punkt. Sorgen Sie dafür, dass der gewählte Ort ordentlich bleibt. Beseitigen Sie Müll und vermeiden Sie auch unsortierte Papierstapel. Dadurch bleibt alles griffbereit und man hat viel mehr Lust sich an dem ordentlichen und gut strukturierten Arbeitsplatz zu setzen. Doch nicht nur die räumliche Ordnung ist wichtig. Sie sollten auch digital, wie auf dem Bildschirm, in Ihrem E-Mail-Postfach oder bei der Datenablage, für Ordnung sorgen. Das verhilft Ihnen nicht nur dabei, Sachen oder wichtige Dokumente schnell zu finden. Es sorgt dafür, dass Sie alles im Blick behalten und gibt Ihnen auch ein Gefühl von Kontrolle.
Funktionierende Kommunikation ist das A und O
Um als Team und auch gesamtes Unternehmen zu funktionieren, braucht es klare Kommunikationsstrukturen und -regeln. Für Sie und das gesamte Team sollte klar sein, wann Sie sich an wen wenden können. Welche Tools sie für die unterschiedlichen Arten der Kommunikation nutzen und wie sie Transparenz und Kontext schaffen können. Beginnen wir bei den Regelungen. Für einen regelmäßigen Austausch empfehlen sich Update und Planungsmeetings. Planen Sie aber auch Zeit ein, um ganz einfach mit Ihren Kollegen zu sprechen. Auch der nicht berufliche Austausch ist extrem wichtig, um weiter als Team zu funktionieren. Ein Konzept dafür ist die Fika. Hierzu finden Sie auf dem Trello Blog eine tolle Zusammenfassung. Es sollte klar definiert werden, wann Sie nicht erreichbar sind. Dabei helfen Ihnen Kernarbeitszeiten, zu denen jeder Mitarbeiter erreichbar sein sollte oder feste Blocker für die konzentrierte Arbeit, währenddessen man nicht mobil oder per Chat erreichbar ist. So schützen Sie ihre Freizeit und schaffen gleichzeitig Raum für konzentrierte Arbeit.
Neben der Arbeitszeit sollten auch gewissen Kommunikationsprozesse klar definiert sein. Legen Sie fest, wann eine Information einer Schnellnachricht entspricht und wann sie wichtig für den Kontext oder die Transparenz des ganzen Projektes ist. Je nach Bewertung sollte auch das passende Tool gewählt werden. So gehen wichtige Aufgaben oder Informationen nicht unter und können nachhaltig von dem ganzen Team bearbeitet werden. Um kollaborativ arbeiten zu können, würde ich E-Mails nur in bestimmten Fällen empfehlen. Stattdessen würde ich Tools wählen, indem Ihr Team parallel arbeiten kann und auch die unterschiedlichen Versionen erkennbar sind.
Damit Sie Ihre Meetings effizient bleiben, können Sie Meeting Boards helfen. Dabei können Sie jedes Meeting inhaltlich vorplanen und ermöglichen Ihren Mitarbeitern Mitsprache. Zudem können alle Entscheidungen oder Erkenntnisse festgehalten werden.
Tools und Equipment können Sie unterstützen
Es gibt eine Vielzahl an Tools und kleine Helfer, die Ihnen das Arbeiten Zuhause erleichtern können. Wie oben schon genannt ist ein richtiger Stuhl oder eine ergonomische Sitzmöglichkeit sinnvoll. Dadurch vermeiden Sie Rückenschmerzen. Zudem sollten Sie regelmäßig zwischen sitzenden und stehenden Phasen wechseln. Hier kann ein kleines Stehpult helfen oder eine klappbare Version. Ein Kopfhörer kann für mehr Ruhe und Konzentration sorgen und ein passendes Mikrofon optimiert Ihre Soundqualität in Calls. Sprechen Sie die Bedarfe offen bei dem/der Arbeitgeber:in an. Dabei sollte Ihr Unternehmen auch das Thema Datenschutz bedenken und Sie dabei unterstützen, dementsprechend sicher zu arbeiten. Zudem sollten Sie als Arbeitnehmer:in die Möglichkeit haben bei der Tool-Auswahl mitzuentscheiden. Aber auch als Selbständig:e kann ein gut gewähltes Toolset hilfreich sein.
Wichtige Tool-Kategorien und meine Erfahrungen
- Zuverlässige Videokonferenz-Software
- Hier nutze ich viele verschiedene Tools, wie Microsoft Teams, Zoom, Skype und Google Hangouts
- Eine Chat-App
- Ich nutze Slack und Microsoft Teams
- Cloud-Tools für die Zusammenarbeit
- Auch hier gibt es unterschiedliche Anbieter. Ich selber habe schon mit Dropbox, Microsoft SharePoint, Confluence sowie Google Suite / Google Drive
- Projektmanagement-Software
- Mein Lieblingsbereich – hier arbeite ich mit Trello, Jira, Milanote und Microsoft To-dos
- Tracking Tools
- Hier teste ich gerade das Tool Toggl, aber am meisten habe ich hier mit MOCO gearbeitet. Dieses Tool ist auch sehr hilfreich für das Projektcontrolling und die Abrechnung.
Vereinbarkeit Familie und Homeoffice
Die Vereinbarkeit mit der Familie kann für viele ein Grund für das Homeoffice sein. Mit der neuen Situation sowie der Herausforderung Homeschooling kann sich dies schnell ändern. Die Betreuung muss gewährleistet und trotzdem das gewohnte Arbeitspensum geschafft werden. Die klare räumliche Gestaltung oder vielleicht sogar Trennung durch eine Tür kann eine Hilfe sein.
Morgenroutine
Um optimal in den Homeofficetag zu starten, empfiehlt sich eine geregelte Morgenroutine. Planen Sie genügend Zeit ein, um richtig wach zu werden und die Kinder zu versorgen. Aber auch ohne Kinder ist, ist eine morgendliche Routine hilfreich. Bevor Sie mit Social Media in den Tag starten versuchen Sie es mit Ruhe, einer Meditation und etwas Sport. Je klarer die Vorgänge am Morgen sind, desto leichter wird es Ihnen und Ihrer Familie fallen.
Zeitplan
Ein guter Zeitplan kann ein Life saver werden. Versuchen Sie nicht nur Ihren Arbeitsalltag zu strukturieren, sondern auch der Kinder. Vielleicht gibt es feste Aufgaben, die täglich erfüllt werden sollten. Beziehen Sie die Kinder ein und erklären Sie Ihnen die Situation. Was bedeutet Arbeitszeit und wann ist Freizeit angesagt. Wichtig ist auf jeden Fall, dass Sie sich auf die einzelnen Phasen konzentrieren. Das gilt nicht nur für die Arbeitsphase, sondern besonders für die Freizeitphase. Lassen Sie sich nicht von Mails oder Anrufen stören. So bekommt jeder die nötige Aufmerksamkeit oder Konzentration.
Hilfe annehmen
Scheuen Sie sich nicht Hilfe anzunehmen. Suchen Sie jemand für die Betreuung oder teilen Sie sich als Eltern auf. Sodass Ihnen feste Arbeitsphasen möglich sind und Ihre Kinder betreut werden. Während Corona ist eine außenstehende Betreuung nicht wirklich möglich. Hier ist besonders gute Zeitplanung der Eltern gefragt. Kommunizieren Sie genau was Sie brauchen, um arbeiten zu können.
Kommunikation
Die Kommunikation ist nicht nur essenziell für die Teamarbeit. Auch für Ihre Familie ist es wichtig, mit Ihnen kommunizieren zu können. Definieren Sie Wege, wie oder wann Sie zu erreichen sind. Erklären Sie auch den Kindern Ihre Situation. Was bedeutet es von Zuhause aus zu arbeiten? Vielleicht können Sie Ihre Kinder auch miteinbeziehen. Vielleicht können Ihre Kinder Vision Boards für Sie basteln oder ein Türschild, das Ihre Verfügbarkeit widerspiegelt.
ich selber habe noch keine Kinder, weshalb mir hier die nötige Erfahrung fehlt. Sicherlich kann nicht jeder Tipp einfach so umgesetzt werden, aber vielleicht hilft Ihnen der ein oder andere Hinweis um die Heimarbeit für die gesamte Familie angenehm zu gestalten. Haben Sie einen wertvollen Tipp? Dann teilen Sie diesen gerne in den Kommentaren!
Hilfreiche Management Methoden
Es gibt viele verschiedene Methoden im Projektmanagement aber auch in der Entwicklung oder Umsetzung von Ideen. Nach meinen Erfahrungen sind für die Heimarbeit besonders die Methoden des agilen Frameworks sinnvoll. Sie unterstützen die flexible Kommunikation und eignen sich für interdisziplinäre Teams.
Agile Methode
- Kanban
- Scrum
- Lean Methode
- Dynamic System Development Methode
- Prince2
- XP – Extrem Programming
Sprechen Sie mit dem Team und stellen Sie gemeinsam fest, welche Methode für Sie das richtige ist. Sobald Sie die richtige Methode gefunden haben, sorgen Sie dafür, dass Ihr Team zurechtkommt, Prozesse kennt und die nötigen Ressourcen hat, um gemeinsam an einem Strang zu ziehen.
Homeoffice ist nicht gleich Homeoffice
Ich denke, es gibt genug Gründe für die Arbeit von Zuhause und sicherlich kann man mit klaren Strukturen, einer klaren Kommunikation und dem richtigen Equipment gut von Zuhause aus arbeiten. Trotzdem gibt es Tätigkeitsfelder, die gar nicht oder nur schwer von Zuhause aus erledigt werden können. Sprechen Sie als Arbeitnehmer:in auch mit Ihrem Vorgesetzten über Ihre Situation oder fehlendes Equipment. Gemeinsam findet man eine passende Lösung. Trotzdem hoffe ich, dass Ihnen der ein oder andere Tipp hilft.
Haben Sie einen Tipp oder möchten Ihre Erfahrungen teilen? Schreiben Sie es in die Kommentare.
